секретарь должен:
- осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению всей административно-распорядительной деятельности директора центра.
- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления при подготовке и принятии решения.
- организовывать прием посетителей, содействовать оперативности прохождения документов по отделам и секторам.
- принимать поступающую по всем каналам корреспонденцию, регистрировать, систематизировать ее и передавать на рассмотрение директору фбу «тверской цсм» по мере поступления.
- получать от директора центра рассмотренную корреспонденцию и передавать ее под подпись в структурные подразделения центра или конкретным исполнителям в соответствии с резолюциями директора: для подготовки ответов или использования в текущей работе.
- вести делопроизводство в приемной директора в соответствии с утвержденной номенклатурой.
- выполнять операции с применением компьютерной техники, ксерокопирования, собирать, обрабатывать и предоставлять информацию директору для подготовки и принятия им организационных и правовых решений.
- принимать от работников центра, должностных лиц иных организаций и граждан документы и личные заявления, передавать их на подпись директору.
- готовить документы и иные материалы, необходимые директору в текущей работе.
- контролировать своевременное рассмотрение и предоставление структурным подразделениям центра, конкретным исполнителям документов, переданных на исполнение с резолюцией директора.
- организовывать проведение телефонных переговоров директора. При поступлении телефонного сообщения в отсутствии директора, записывать информацию и докладывать о каждом телефонном сообщении директору центра. Составлять, принимать и отправлять телефонограммы.
- передавать, принимать и обрабатывать информацию с использованием факсимильной связи, доводить ее содержание до сведения директора незамедлительно.
- контролировать исполнение работниками центра приказов и распоряжений директора, его заместителей, а также взятых на контроль поручений и указаний.
- обеспечивать рабочее место директора необходимыми канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- быть внимательным и доброжелательным в обращении с посетителями, не допускать грубость и раздражение.
- обеспечивать защиту информации, представляющую конфиденциальные сведения.
- поддерживать в надлежащем состоянии рабочее место, закрепленное за ним.
- выполнять правила охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и внутреннего трудового распорядка.
должен знать:
- методы обработки и оформления документов, машинописью, правилами пользования приемно-переговорным устройством;
- правила ведения деловой переписки;
- правила и методы защиты информации, являющейся конфиденциальной.
- архивное дело, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правила написания деловых писем;
- основы эксплуатации пк и оргтехники. Быть уверенным пользователем пк: ms excel, word.
кандидат должен быть исполнительным, коммуникабельным, обучаемым. На практике владеть основами этики, правилами делового общения, основами организации труда и управления.
